Politique d’Utilisation des Données Personnelles (ou « PUDP ») CYBILLE

1. PRÉAMBULE

CYBILLE est une marque déposée par SERENEO

SERENEO porte une attention particulière à la protection des données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »). SERENEO s’engage à respecter l’ensemble de la règlementation relative à la protection des Données Personnelles dont notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (ci-après la « Règlementation Applicable »).

La présente politique (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer les internautes (ci-après le « Visiteur » ou les « Visiteurs ») qui se rendent sur le site internet https://www.cybille.fr/ (ci-après le « Site »), et / ou les utilisateurs (ci-après l’ « Utilisateur » ou les « Utilisateurs ») du service de dépôt en ligne et de conservation de volontés fourni par SERENEO (ci-après le « Service »), de la manière dont leurs Données Personnelles sont traitées et de présenter les engagements de SERENEO pour assurer la protection de ces données.

La Politique n’est pas de nature contractuelle et ne crée pas d’obligation au-delà de ce qui est déjà prévu par la Réglementation Applicable précitée en matière de protection des Données Personnelles ou par les engagements contractuels entre SERENEO et l’Utilisateur.

SERENEO se réserve le droit de modifier la Politique à tout moment afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le Visiteur et / ou l'Utilisateur doivent se référer avant toute navigation à la dernière version de la Politique.

Le cas échéant, la Politique s'applique concomitamment aux Conditions Générales d’Utilisation du Site et du Service.

Il est précisé que le Site et le Service CYBILLE ne sont pas destinés à être utilisés par des personnes physiques âgées de moins de dix-huit (18) ans.

2. LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT

En application de la Règlementation Applicable, le responsable de traitement des Données Personnelles est la société SERENEO, SASU au capital de 80.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Rennes, sous le numéro 828 244 434, ayant son siège social à 1 place de la gare – BP60613 – 35006 Rennes Cedex, France (ci-après la « Société »).

3. LE RÉFÉRENT A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Afin de garantir la conformité de ses pratiques à la Réglementation Applicable, SERENEO a désigné un Référent à la protection des Données Personnelles (ci-après le « Référent »).

Le Référent est le point de contact privilégié des Visiteurs et / ou des Utilisateurs avec SERENEO en matière de protection des Données Personnelles.

Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut prendre contact avec le Référent pour toutes questions relatives au traitement de ses Données Personnelles ainsi qu'à l'exercice de ses droits sur celles-ci (voir article 11).

REFERENT A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES :

Mail : contact@cybille.fr

4. LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Les « Données Personnelles » désignent toute information susceptible d’identifier le Visiteur et / ou l’Utilisateur directement (par ex., son nom) ou indirectement (par ex., par le biais de données pseudonymisées tel qu’un identifiant unique).

SERENEO veille à ne collecter et ne traiter que des Données Personnelles strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées (application du principe de minimisation des Données Personnelles).

Pour autant, si SERENEO invite les Visiteurs et / ou les Utilisateurs à ne communiquer que les Données Personnelles qui sont strictement nécessaires au traitement de leur demande, ils restent libres de communiquer les Données Personnelles de leur choix. Aussi, il ne saurait être reproché à SERENEO de collecter des Données Personnelles dont elle n’aurait pas demandé la communication.

Lors de la collecte, SERENEO signale par un astérisque les champs obligatoires.

Lettre d’information – sollicitation commerciale

Pour recevoir des informations de la part de CYBILLE, le Visiteur et / ou l’Utilisateur doit fournir son adresse email.

Lors de l’envoi de sa newsletter, SERENEO utilise également les nom et prénom du Visiteur et / ou de l’Utilisateur.

En cas de retrait du consentement ou d’opposition à toute sollicitation commerciale de la part du Visiteur et / ou de l’Utilisateur, SERENEO tient une liste de désabonnement (e-mail) et l’information de l’opposition de la personne concernée.

Formulaire de dépôt de volontés

Lors de l’utilisation du Service de dépôt de volontés concernant les funérailles de l’Utilisateur, SERENEO collecte les Données Personnelles suivantes :

  • - Informations relatives à la cérémonie souhaitée (religieuse ou civile, type de confession
  • - Mode de sépulture souhaité et informations y afférentes,
  • - Données d’identification du proche désigné pour recevoir les volontés essentielles (nom, prénom, adresse postale),
  • - Données d’identification (e-mail, téléphone, nom, prénom, adresse postale).

Transmission des volontés au(x) proche(s) désigné(s)

  • - Information du décès de la personne ayant déposé ses volontés,
  • - Date du décès,
  • - Avis de décès.

Assistance des Visiteurs / Utilisateurs

Afin d’assister un Visiteur et / ou un Utilisateur lors de l’utilisation du Site ou du Service, SERENEO peut collecter ses nom, prénom, coordonnées téléphoniques et mail, ainsi que le contenu de la demande d’assistance.

Statistiques / suivi des audiences

SERENEO enregistre les consultations et l’utilisation de son Service par les Visiteurs et / ou les Utilisateurs. SERENEO enregistre des données d’utilisation lorsque l’Utilisateur accède au Service (ou les utilise d’une quelconque manière), ce qui inclut le Site. SERENEO utilise des identifiants de connexion, des cookies, des informations sur les appareils et des adresses IP pour identifier le Visiteur et / ou l’Utilisateur et pour enregistrer leur activité.

Pour en savoir plus, le Visiteur et / ou l’Utilisateur doit consulter la Politique Cookies de SERENEO.

Gestion des droits des personnes

Lorsque le Visiteur et / ou l’Utilisateur adresse à SERENEO une demande d’exercice de droits conformément à la Règlementation Applicable, SERENEO collecte et traite les données suivantes : données d’identification, coordonnées, données liées à la demande et photocopie de la pièce d’identité le cas échéant.

5. LA COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans certains cas, le Visiteur et / ou l’Utilisateur communique des Données Personnelles directement (notamment lors de la transmission de ses volontés via le Service CYBILLE et par courrier postal, ou encore dans le cadre des inscriptions à la lettre d’information).

Dans d’autres cas, SERENEO procède, elle-même, à la collecte des Données Personnelles des Visiteurs et / ou des Utilisateurs (notamment grâce aux cookies qui permettent d’analyser comment le Visiteur et / ou l’Utilisateur utilise le Site) ou les Données Personnelles sont adressées à SERENEO par des tiers (par ex. par les partenaires assureurs de SERENEO).

6. LES OBJECTIFS DE LA COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES

Les traitements que SERENEO met en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.

Les Données Personnelles des Visiteurs et / ou des Utilisateurs sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

  • - L’utilisation du Service proposé sur le Site (ex. : dépôt des volontés et conservation de celles-ci, réception des volontés par voie postale, transmission des volontés au(x) proche(s) désigné(s)) ;
  • - La fourniture du service demandé (ex : répondre à une demande d’assistance ; envoi d’une lettre d’information) ;
  • - Le respect des obligations légales de SERENEO (ex. : répondre à une demande d’exercice de droits liés aux Données Personnelles).

Selon la finalité pour laquelle les Données Personnelles sont utilisées, la base juridique sur laquelle repose le traitement des Données Personnelles peut être :

  • - Le consentement du Visiteur et / ou de l’Utilisateur ;
  • - L’intérêt légitime de SERENEO qui peut consister en l’amélioration continue de ses services en fonction des besoins et des attentes du Visiteur et / ou de l’Utilisateur notamment grâce à l’analyse de l’activité sur le Site ;
  • - Des obligations légales dès lors que la législation en vigueur impose le traitement des Données Personnelles.
Finalités des traitements Bases juridiques des traitements
Envoi de communication commerciale / lettre d’information Consentement du Visiteur du Site
Intérêt légitime de SERENEO (assurer la promotion de ses services) lorsque la personne concernée est un Utilisateur du Service
Gestion de la liste d’opposition à la lettre d’information Obligation légale de SERENEO
Recueil / réception des volontés funéraires Consentement de l’Utilisateur
Pour la collecte des Données Personnelles du / des proche(s) désigné(s), intérêts légitimes de l’Utilisateur (à savoir, permettre la transmission de ses volontés funéraires au(x) proche(s) désigné(s)). ésigné(s), intérêts légitimes de l’Utilisateur (à savoir, permettre la transmission de ses volontés funéraires au(x) proche(s) désigné(s)).
Prise en compte des modifications des volontés funéraires par l’Utilisateur
Conservation des volontés funéraires
Transmission des volontés funéraires d’un Utilisateur au(x) proche(s) désigné(s) par l’Utilisateur lors du décès de ce dernier
Statistiques commerciales Intérêts légitimes de SERENEO (développement de l’activité, amélioration des services et des offres)
Suivi de l’audience et facilitation de la navigation sur le Site Consentement des Visiteurs et / ou Utilisateurs
Assistance des Visiteurs et / ou Utilisateurs lors de l’utilisation du Site et / ou du Service Intérêts légitimes de SERENEO (amélioration des services, fidélisation des Visiteurs et des Utilisateurs)
Gestion des réclamations, précontentieux et contentieux Intérêts légitimes de SERENEO (défense de ses droits et intérêts) ou obligations légales selon les cas
Gestion des demandes d’exercice des droits des Personnes concernées Obligation légale de SERENEO

7. LES DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

En fonction de la finalité du traitement, la durée de conservation des Données Personnelles du Visiteur et/ ou de l’Utilisateur est susceptible de varier.

SERENEO conserve les Données Personnelles des Visiteurs et / ou des Utilisateurs pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie ou pour remplir ses obligations légales.

Données Personnelles concernées Durées de conservation sous une forme permettant directement ou indirectement une identification (sauf exceptions*)
Données Personnelles nécessaires à l’envoi de la lettre d’information Pendant la durée d’inscription au service de newsletter
Données Personnelles nécessaires à la gestion de la liste d’opposition à lettre d’information Pendant 5 ans à compter du retrait du consentement ou de l’opposition
Données Personnelles nécessaires au service de recueil ou réception par voie postale, à la modification des volontés funéraires et à leur conservation Hypothèse 1 - si l’Utilisateur renvoie à SERENEO ses volontés par courrier papier : Les Données Personnelles sont conservées tout au long de la vie de l’Utilisateur et placées en base d’archivage intermédiaire pendant 5 ans à compter du jour où SERENEO est informé du décès de l’Utilisateur.
Hypothèse 2 - l’Utilisateur ne renvoie pas sa fiche de volontés en version papier à SERENEO : les Données Personnelles sont supprimées, dans un délai de 6 mois à compter de la date indiquée sur le courrier postal récapitulatif du dépôt des volontés effectué en ligne, et transmis par SERENEO à l’Utilisateur.
Hypothèse 3 - l’Utilisateur retire son consentement relatif au traitement de ses Données Personnelles : les Données Personnelles sont supprimées par SERENEO dans les 8 jours suivant la réception par SERENEO du retrait du consentement. La demande de retrait du consentement est placée en archivage intermédiaire pendant 5 ans (à titre de preuve).
Données Personnelles nécessaires à la réalisation de statistiques commerciales Pendant le temps de l’opération d’analyses statistiques (les résultats statistiques sont anonymisés)
Données Personnelles collectées par le biais de cookies et autres traceurs sur Internet pour le suivi de l’audience et la facilitation de la navigation sur le Site Pendant 13 mois à compter de leur collecte
Données Personnelles nécessaires à l’assistance des Visiteurs et / ou des Utilisateurs Pendant la durée du traitement de la demande du Visiteur et / ou de l’Utilisateur
Données Personnelles relatives aux directives du Visiteur et / ou de l’Utilisateur concernant le sort de ses données après son décès Aussi longtemps que les Données Personnelles concernées par les directives seront conservées par SERENEO
Copie du justificatif d’identité éventuellement requis lors d’une demande d’exercice de droits 1 an à compter de la date de réception par SERENEO
Données Personnelles nécessaires à la gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées Le temps du traitement de la demande puis, une fois que la demande est traitée, pendant 5 ans en archivage intermédiaire (à titre de preuve en cas de litige)

* SERENEO est susceptible de conserver plus longtemps certaines Données Personnelles afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires, et afin de lui permettre d’exercer ses droits (par ex., déposer un recours devant tout tribunal) ou à des fins statistiques ou historiques.

Lorsque SERENEO n’a plus besoin d’utiliser les Données Personnelles du Visiteur et / ou de l’Utilisateur, elle les efface de ses systèmes et de ses fichiers ou procède à leur anonymisation afin qu’elles ne permettent plus d’identifier le Visiteur et / ou l’Utilisateur.

8. LES DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles sont destinées exclusivement aux services internes de SERENEO et en particulier aux services en charge de la gestion, la conservation et la prise en compte des volontés funéraires de l’Utilisateur en ce qui concerne le traitement des Données Personnelles de ce dernier opéré dans le cadre du Service. De même, le service d’assistance aux Visiteurs et / ou aux Utilisateurs est susceptible d’accéder aux Données Personnelles afin de répondre à une demande d’assistance.

Conformément aux instructions de l’Utilisateur, les Données Personnelles concernant les volontés funéraires de l’Utilisateur peuvent être transmises au(x) proche(s) nommément désigné(s) par l’Utilisateur lors du dépôt des volontés.

Par ailleurs, SERENEO travaille avec des prestataires externes pour réaliser un ensemble d’opérations en son nom.

SERENEO ne leur transmet que les informations dont ils ont besoin pour réaliser le service qu’ils fournissent et conclue un contrat avec eux aux termes duquel :

  • - SERENEO exige qu’ils n’utilisent pas les Données Personnelles des Utilisateurs pour d’autres finalités ;
  • - ils s’engagent à préserver la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles des Utilisateurs.

A titre d’exemple, les prestataires fournissent à SERENEO des services relatifs à :

  • - la maintenance du Site permettant d’accéder au Service ;
  • - l’hébergement sur des serveurs sécurisés des Données Personnelles.

SERENEO peut également communiquer les Données Personnelles de l’Utilisateur :

  • - si elle procède à la cession d’une activité ou d’actifs, auquel cas SERENEO peut communiquer les Données Personnelles des Utilisateurs à l’acquéreur potentiel de cette activité ou de ces actifs ;
  • - à certaines professions réglementées telles que des avocats, experts-comptables, commissaires aux comptes ;
  • - aux autorités financières, judiciaires, administratives ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles SERENEO peut, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un litige, d’un contrôle et / ou d’une requête être tenue de divulguer certaines Données Personnelles, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

9. LE STOCKAGE ET LES TRANSFERTS HORS UE DES DONNÉES PERSONNELLES

SERENEO réalise l’ensemble des traitements des Données Personnelles du Visiteur et / ou de l’Utilisateur sur le territoire de l’Union Européenne.

10. LA SÉCURITE DES DONNÉES PERSONNELLES

SERENEO s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles du Visiteur et / ou de l’Utilisateur et notamment à empêcher qu’elles ne soient modifiées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En cas d’incident de sécurité entrainant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation et / ou l’accès non autorisé aux Données Personnelles des Visiteurs et / ou des Utilisateurs, SERENEO s’engage à procéder à toute notification utile conformément à la Règlementation Applicable.

11. LES DROITS RELATIFS A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

En application de la Règlementation Applicable, le Visiteur et / ou l’Utilisateur dispose des droits suivants :

Droit à l’information Le Visiteur et / ou l’Utilisateur est informé de façon claire, transparente, compréhensible et aisément accessible sur la manière dont SERENEO utilise ses Données Personnelles et sur ses droits, notamment grâce à cette Politique.
Droit d’accès Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut avoir communication d’une copie de ses Données Personnelles en contactant SERENEO aux coordonnées ci-dessous. SERENEO peut exiger le paiement de frais pour toute demande de copie supplémentaire.
Droit de rectification Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut rectifier ou demander à SERENEO de rectifier ses Données Personnelles si elles sont inexactes ou périmées ou de les compléter si elles sont incomplètes, en contactant SERENEO aux coordonnées ci-dessous.
Droit d’opposition Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut contacter SERENEO aux coordonnées ci-dessous pour lui faire part de son souhait de ne plus recevoir de communication commerciale ou de lettre d’information de la part de SERENEO.
Droit à l’effacement Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut demander la suppression de ses Données Personnelles en contactant SERENEO aux coordonnées ci-dessous. Dans certains cas, SERENEO peut être contrainte de conserver les Données Personnelles pour des motifs légaux ou légitimes.
Droit à la limitation Dans certains cas, le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut demander la suspension du traitement de ses Données Personnelles.
Droit à la portabilité Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut demander à SERENEO de récupérer ses Données Personnelles afin d’en disposer. Cela s’applique uniquement aux données impliquant un traitement fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l'aide de procédés automatisés.
Droit de retirer son consentement Le Visiteur et / ou l’Utilisateur peut retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement de ses Données Personnelles est fondé sur le consentement.
Droit d’introduire une réclamation Le Visiteur et / ou l’Utilisateur a le droit de saisir et d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente au sein de son pays pour contester ou des autorités judiciaires. L’Utilisateur est invité à contacter SERENEO aux coordonnées ci-dessous avant d’introduire toute réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente et / ou des autorités judiciaires.

Si nécessaire, la demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité. SERENEO s’engage à répondre aux demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.